新版企業郵箱歸檔說明及使用方法

背景

電子郵件作為企業溝通內外的手段，隨著使用率的不斷提升，企業將郵件數據視作重點保護對象。相較于以往的電子郵件多以備份為主，使得企業浪費了大量存儲資源和后續的數據調閱時間，大大增加了企業的營運成本和風險。通過郵件歸檔，可以大大的降低營運成本和風險，從而可以有效的長期保存并使用電子郵件，用戶可以自主選擇是否開啟郵件歸檔功能，并可以基于郵箱帳號、發件人、收件人、關鍵字和時間區間進行查詢，提供查詢結果的導出和甚至于作為有效的法律依據。且郵件歸檔是對企業用戶郵箱在業務開展過程中，對郵件內容進行集中歸檔，并根據相關法律法規進行一定時期的保留，在需要的時候可以通過對歸檔郵件的查找，并可以導出需要的郵件，獲取歷史郵件信息或者用作訴訟證據。

概述

在此背景下，阿里郵箱推出了“郵件歸檔服務”，對郵件數據進行在線歸檔、分類管理、歸檔郵件查詢、郵件數據長期保存。

塞班斯法案-奧克斯利法案

薩班斯-奧克斯利法案是美國立法機構根據安然有限公司、世界通訊公司等財務欺詐事件破產暴露出來的公司和證券監管問題所立的監管法規，簡稱《SOX法案》或《索克思法案》。

美國出臺的《塞班斯法案》本質上是為了保護在證券市場上的投資者，而最初的郵件歸檔正式參考了塞班斯法案對企業電子郵件存檔相關舉措，隨著市場和監管體制的不斷完善，電子郵件來往的實時記錄和長久保存以及不被篡改的歸檔服務，為企業帶來了可靠的數據依存，甚至郵件可以成為法律證據。

中國塞班斯法

為了保證數據信息的完整性和可用性，2005年國家檔案局發布相關文檔，規定了公務電子郵件的撰寫、傳遞、鑒定、歸檔、整理、移交與保管等規范化程序與管理規則。以及2008年6月28日，國家財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合發布了《企業內部控制基本規范》，強烈規范企業單位必須提供保存營運資料以及降低營運風險相關措施。

1、

付費的企業用戶可免費使用阿里郵箱的郵件歸檔服務，僅歸檔管理員可以開啟/關閉郵件歸檔功能，以及進行歸檔郵件的查詢，歸檔三方接口開啟等，postmaster賬號默認情況下沒有歸檔功能相關權限，超級管理員可以給用戶分配歸檔管理員權限，創建歸檔管理員，超級管理員或者歸檔管理員可以通過“統計與日志-歸檔日志查詢”，進行審計日志的查詢。

①郵件歸檔服務默認關閉，需登錄歸檔管理員賬戶，進去管理后臺-“郵件歸檔”-選擇“歸檔郵件管理”-打開“郵件歸檔服務”。

②歸檔信息概要

可開通歸檔郵箱：企業可以開通郵件歸檔服務的郵箱總數

已開通歸檔郵箱：企業已經開通郵件歸檔服務的郵箱數

歸檔保留年限：郵件歸檔服保存年限默認5年

上次開啟時間：郵件歸檔服務最近一次開啟時間

上次關閉時間：郵件歸檔服務最近一次關閉時間

歸檔管理員：郵件歸檔服務管理員名稱

歸檔狀態：歸檔服務目前所處狀態

③查詢歸檔郵件

查詢歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，點擊查詢即可

查詢條件解釋：

歸檔郵箱：指查詢歸檔的郵箱帳號，這是必填項;

發件地址：歸檔郵件的發件人;

收件地址：歸檔郵件的收件人;

關鍵字：搜索郵件的關鍵字條件，通過“搜索關鍵字范圍”限定范圍;

時間范圍：搜索的歸檔郵件的時間范圍;

關鍵字范圍：可以選擇主題，正文，附件標題;

郵箱狀態：對于重名的歸檔郵箱，比如以前的歸檔帳號離職了，帳號刪除后，又建了一個一樣賬號的郵箱，通過該狀態刪除時間進行區別;

④.查看、導出歸檔郵件

查看歸檔郵件：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“查詢郵件歸檔”，輸入需要查詢郵件郵箱的完整地址和時間范圍，根據收發件地址、關鍵字進行查詢后，點擊查看即可看到郵件具體內容

⑤.管理設置歸檔賬號POP3密碼

設置POP3密碼：進入域管理界面，點擊“高級應用”-“郵件歸檔”-“三方歸檔對接”-開啟“郵件歸檔POP3服務”-輸入密碼-點擊“保存”

⑥.歸檔日志查詢

查詢歸檔日志：進入域管理界面，點擊“統計與日志”-“行為查詢”-“歸檔日志查詢”，選擇管理員和時間范圍，根據關鍵字和操作類型進行精準查詢

說明

1)  郵件歸檔保存時效

阿里企業郵箱歸檔服務有效期5年，即在郵箱服務內的用戶，郵件歸檔最長保存近5年，超過期限的歸檔郵件會被自動刪除。歸檔服務隨郵箱服務終止，所有歸檔郵件會被刪除，不再繼續保存

2)歸檔細則

·單獨發送的郵件只歸檔一封郵件

·同時給多人發送的郵件只歸檔一封

·分別給多人發送的郵件歸檔多封

·監控的郵件不歸檔

·自動轉發、自動回復、垃圾郵件進行歸檔

·規則自動刪除郵件進行歸檔

·系統通知郵件進行歸檔

·外發限制的用戶給外域賬號或內部賬號發郵件，發送成功的進行歸檔

·外域給外收限制外收限制賬戶發郵件，未接收成功的不歸檔

·刪除或被禁用的郵箱賬戶中的郵件依然被歸檔

·用戶刪除的郵件依然被歸檔

·只有管理員可以查看歸檔郵件，關閉郵件歸檔服務后，用戶新郵件將不再歸檔保存，歷史歸檔的郵件在歸檔期限內會保存。

·郵件歸檔服務可下載/批量下載和查看郵件

·郵件歸檔服務不支持下載及查看歸檔郵件中的附件，不可刪除歸檔郵件

·支持歸檔服務的操作日志記錄

·支持第三方歸檔服務